sistema contableSistema Contable

El sistema contable por áreas de responsabilidad no se podría implementar en una empresa donde no esté perfectamente definido el papel que juega cada uno de los miembros de la organización. Es necesario que esté delimitada las responsabilidades de cada uno, es decir en otras palabras tiene que existir personas responsables en cada área de la organización a las cuales perfectamente se les puede pedir rendir cuentas de sus funciones.

Es lamentable encontrar empleados con muchos años de trabajo en una empresa que aun no tiene definida su función, es importante que cada miembro del personal de nuestras organizaciones sepa que se espera de él, para poder conocer si está cumpliendo o no con la responsabilidad de su puesto de trabajo. Esto se debe evitar elaborando un manual de función  de puestos.

Ventajas de un sistema contable por área de responsabilidad

  • Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa.
  • El sistema contable Proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo.
  • Permite a cada administrador comparar entre su presupuesto y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente a detectar que actividades o procesos no agregan valor y deben ser eliminados.
  • Elimina la presentación tradicional de los resultados, favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidades.

 

Evaluación de las diferentes aéreas de responsabilidad

 

La eficiencia con que se maneja un área depende de la relación de sus insumos y resultados. Dicha relación puede ser medida comparando lo que agrega valor respecto a lo que no agrega valor.

La manera en que se realiza esta comparación depende de la naturaleza del área de responsabilidad de que se trate. No es igual el análisis para un centro de costos, que el de un centro de utilidades, por lo que es necesario analizar los diferentes matices que pueden tomar las áreas de responsabilidad y con base en ello elaborar el estudio basado en actividades con el cual se medirá la eficiencia de dicha unidad o área.


Etapas para diseñar un sistema contable de control administrativo

  •   Definición de los resultados deseados

El diseño de un buen sistema contable de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinado el conjunto de acontecimientos deseables en el futuro. Una vez más queda demostrada la interacción entre planeación y control. En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados expresen en dimensiones cuantificables la definición de los resultados deseados.

  • Determinar las predicciones que nos guiaran hacia los resultados

La idea de que el Sistema Contable de control administrativo consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente producido con lo deseado es errónea.

Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante el proceso del control ayudaran a la obtención de los resultados deseados.

  • Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados:

Lo que se pretende en esta es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados

  • Especificación de flujo de información:

El éxito de un sistema contable de información para ejercer el control administrativo está en función de aplicar la filosofía de la calidad del servicio, es decir habrá que preguntarle a cada responsable de las diferentes áreas que integran la empresa sean de línea o bien de staff.

  • Evaluación y aplicación de la acción correctiva.

Antes de iniciar la acción correctiva se requiere un análisis cuidadoso de cada elemento predictivo para detectar donde se encuentran realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio.

Tipos de Control que debe tener el Sistema Contable por área de responsabilidad:

A continuación se verán los tres sistemas de control más utilizados para ejercer el control administrativo, que sirven de guía para determinara el tipo de control que debe ser implantado según el tipo de empresa que se trate.

  • Control Direccional: Este método consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operación.
  • Control Selectivo: Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso.

  • Control después de la acción: Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido. Los presupuestos son un ejemplo claro de este sistema de control.El control administrativo es una herramienta que durante la actuación o toma de decisiones de la administración permite que se descubran síntomas que arrojen luz sobre áreas problema, para determinar las acciones que se deben realizar a fin de corregir una situación o capitalizar un acierto.

En esta forma se logran determinar focos conflictivos o de aciertos, utilizándose el control administrativo como un medio de prever, más que de corregir apresuradamente bajo presión. La acción preventiva es mejor que la correctiva.

Me gustaría saber tus comentarios acerca de este artículo,  te lo agradeceré mucho.
País Abundancia
Att.

Marlon Reyes

Experto en Soluciones en materia de Sistemas Contables y De Gestión.

Creador del Sistema Contable “Integra-Visión”

http://veloz-informacioncontable.com

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